タイムスケジュール・時間管理

こんにちは。
婚活心理カウンセラー NACHIKO です。
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今日は、吉本の「カウンセリング講座」をレポートします。
このセミナーは、半年で「自分が望む人生」「自分らしさ、自分らしい生き方をどう実現していくか」をテーマとし、セルフ(自己)カウンセリングを学ぶことを目的としています。
婚活セミナーを受講されて卒業された方、結婚された方、たくさんの方にご参加いただきました。
さて今回は「タイムスケジュールについて」です。
「自分はいったいどういう風な時間管理をして実現していくか」
3部に分けて学んでいきます。
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 【 1部 3つのリソース 】
多くの人は、3つのリソースを持ちあわせています。
リソースとは、自分が持っている、使える 資源・資産(仕事・会社)のことです。
<3つのリソース>
①アイデア・・・自分の人生を変えていくのに必要。(コントロール・管理はできないもの)
②時間・・・・・平等にあるもの。(どう使うかで人生が変わるもの)
③お金・・・・・管理できるもの。
このリソースをどう使うか。
どうやって使っていくかで、人生は変わっていきます。
具体的にみていくとこうなります。
 ①アイデアーーー頭を使う(疲れます)
 ②時間ーーーーー手間、面倒
 ③お金ーーーーー必要な生活費(これは確保!)
これを、どれだけ最大にもっていけるか、ということになります。
時間が空いたから、他の仕事に出る(ここではあえてx )。
ではなく、将来のプランを考える(資格・セミナー・本など)学ぶことを選びます。
お金を追いかけると、貧乏暇なしになります。
身についたものは、次に使え活かせます。ゆとりや豊かさにつながっていきます。
「時間とお金には、共通の使い方」があります。
 ①浪費・・・将来、何も生まれない。
 ②消費・・・必要なもの。(生きている限り)
 ③投資・・・将来、お金を生むもの(自己投資)=無くならない。回収できるもの。
あなたは、日々どういう使い方をしていますか?
配分はどうなっているでしょうか。
下記のような表に書き出してみましょう。
何にどのような使い方をしていますか??
|
_____」浪費_______」消費_______」投資______」
お金          |  特売ストック品     |  洋服 生活必需品 | セミナー 妊活  |
_____」_________」_________」________」
時間          |  ぼんやりTVを見る|   移動時間          |  本 セミナー      |
_____」___________」__________」妊活_運動___」
※ 常に、この「浪・消・投」のラインで考える。
※ できる限り、右側にいくよう、見直す。
※ 限りがあるのは「時間」。
※ 浪費が全て悪いわけではない。
  (気晴らしに何かをやっている時、突然アイデアが生まれたり、ひらめくこともある)
実質的に、時間管理をするのが一番早いです。
時間を作ることで、アイデアが生まれ、行動しやすくなります。
【 2部 優先順位と効率化 】
「時間がない~(T-T)」⇒ それは本当でしょうか??
おそらく、それは非効率なだけです。
(例;会社員)「定時で帰る」で検証してみましょう。
大事なことは「帰る時間を決める」ことです。
・この仕事が終わらない → 帰れる。 (実は)
・帰りにくい雰囲気   → 帰れる。 (実は)
やるべきことをやっていれば(納期厳守)、文句は言われません。
「先に終わりを決める」のです。
下の図を見て見ましょう。
あなたは、どこから仕事に取り掛かりますか?
_______」_____重要______」____重要ではない__」
緊急     |     1.      |    3.       |
_______」_____________」___________」
緊急でない  |     2.                   |    4.                  |
_______」_____________」___________」
1. 緊急で重要な事 ・・・・・・こればかりでは、いつになっても忙しいばかりで時間はできません。
2. 緊急ではないが重要・・・・マニュアル、教育など。
3. 重要ではないが緊急・・・・突然の飲み会や、上司のご機嫌に左右される状態。
4. 重要でもない緊急でもない…上司の思いつき??の仕事 等
優先すべきは「2.」です。
これをやる一番の意味は、「1.の緊急で重要なことが、無くなること」です。
 ・ 事故防止
 ・ システム開発
 ・ マニュアル(よりやりやすい手順)
 ・ 教育
 ・ 人間関係の改善  等々
つまり、出世します。結果が付いてきますから。
少ない経費で結果、成果を出せる社員ですから、会社としては願ったり叶ったりなわけです。
それを評価しない会社は、いわゆるブラック企業だと言えます。
厳しい言い方ですが、
「忙しくて○○できない」=「忙しいことで、仕事をやっているような気になっている」
本当は仕事ができていない。
大事なのは「自分の仕事をどう減らして、成果を出せるか」です。
仕事を減らすということは、つまり「(次のために)時間を作るということ」。
ポイントは、
① 2.の仕事の整理をしてから始める。
   ・計画は一番頭を使うので、腰を据えてやります。
   ・そのための時間を確保することが重要になります。
② 1.の仕事は、タイムリミットから始める。
   ・「納期を守る」ここを絶対守ります。
※ 緊急が本当に緊急なのか。見極めも大事です。
  また、重なった場合等は、どちらを優先するか上司に相談・確認することで、諸々を回避することもできます。
いずれにしても、今まで8時間かけていたことが、4時間で出来てしまうこともあります。
その空いた時間で、さらに改善策を練ったり、思案できるわけです。
せかせか動きませんから、「あいつ動いてないから、全然仕事してない」と思われてしまうかもしれません(苦笑)
ですが、成果も出ますから、評価は上がります。
では、今ある自分の仕事を、細かく分けて棚卸をしてみてください。(50個)
作業タスクに意識を向けるということは、自分自身にも向き合ういうことになります。
棚の片付け(本)
棚の片付け(資料)…
打合せ…
洗濯物を取り込む
洗濯物をたたむ…等々
「2.重要なこと」はどれでしょうか。
意識して、優先してみてください。
<効果と効率>
さて、多くの人は「効率化」に目が行きがちです。
でも効果のないものは、「無駄」です。
安い機械を導入して、かえってやりにくくなったなんてこともあります。
これは残念ですが、無駄ということになります。
実は、「効果が出ていれば、効率が悪いもの(非効率)でもOK」なんです。
棚卸とか、典型ですね。「効果」を優先するということです。
ある金属メーカーの事例を紹介します。
以前から、半年に一度の棚卸が通念になっていました。これを思い切って3ヶ月に一度の頻度に変えたところ、業績がぐんと上がり、社員にボーナスとは別に、金一封が配られるまでになりました。
一見、棚卸は非効率で手間ばかりですが、その効果は後からきちんと付いてきたのです。
まずはムダをやめる。
流れを決める。
自動化、マニュアル化(手放せる状態)
||
時間ができる。
だから、頭は疲れるんです。(いろいろ考えたり、決めたりするから)
●大事なことは「やめる仕事を決める」ということです。
・ 3.をやめる。
・ 2.重要。
・ 1.納期を守る。
流れとしては、
①.今ある仕事を完璧にコピーする。(最初にアレンジはしない)
  ↓
②.無駄を見つけた。省く。
  ↓
③.ルーチンワーク。(○○はここ。△△はここ。どの順番でやる等、自分の中で決める)
  ↓
④.マニュアル化。
・上手くいったことは、変えない(採用)。
・上手くいったことは、もっとやる。
・上手くいかなかったら、やり方を変える。
このくり返しです。
改善もこの流れです。毎回アレンジは意味がないのです。
【 3部 タイムスケジュールを作る  】
では、いよいよ自分のタイムスケジュールを作成します。
「自分の理想の一日」のスケジュールを作り、そのように行動することが目的です。
 ・休日もイレギュラーをあまり作らない。
 ・セミナーがある日等、いくつかパターンを作る。
 ・いろいろ試して、その都度改善していく。
「一番調子の良い日」と「最悪な日」を書き出します。
物事は、朝やることが(緊急ではないけど重要なこと)大事です。
一日のスタートは、前日の睡眠時刻から始まります。
できそうな日は、是非、21時~22時に寝てくださいね!
●「 会議の目的=決める事 」
 効果的に。
 ポイント3つを押さえる。
 ・内容
 ・担当
 ・期限
*ここをきちんと確認して動く。
・無駄な打ち合わせはやめる。
・無駄なコミュニケーション(会議中の世間話)はやめる。
・ゴールのないミーティングもやめる。
・いちいち作業確認はしない。(担当者同士で行う)
・進むような形にする。
・仲良くなるためのコミュニケーションは大事。(会議終了後、休憩時間)
●仕事の終わりを決める ⇒ 時間ができる。
●最初から完璧を求めない。
●クオリティを重視して納期遅れる ⇒ 仕事は来ない。
●納期を守る ⇒ 仕事は来る。
 ・きちんと終わらせているかが大事。
 ・途中まで100%完璧であっても、最後までできていないと意味がない。
 (婚活パーティーで、マッチングの時間を用意していないのと同じようなものです)
 ・70%のクオリティで、納期を守ることを最優先する。
いかがでしたか?? 行動すれば物事は変わります。
是非、参考にしてみてくださいね。
次回もお楽しみに^^
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